Häufige Fragen
Was Beiräte und Eigentümer uns fragen.
Wer für seine Wohnungseigentümergemeinschaft, kurz WEG, eine neue Verwaltung sucht, hat meist dieselben Fragen: zum Ablauf, zu den Kosten und zum Alltag danach. Hier stehen unsere Antworten.
Die Antworten sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, klären wir im Erstgespräch.
Verwalterwechsel
Fragen zum Verwalterwechsel.
Ein Wechsel ist einfacher, als viele denken. Hier steht, wie er abläuft und worauf es bei den Beschlüssen ankommt.
Unsere Checkliste fasst alle Schritte mit Muster-Tagesordnungspunkten zusammen.
Wie läuft der Wechsel ab?
In fünf Schritten: Kennenlernen mit Sichtung Ihrer Unterlagen, Angebot, Beschluss der Eigentümerversammlung, Übergabe, Plan für die ersten 90 Tage. Die Beschlussvorlagen für die Versammlung bereiten wir vor.
Nach der Übergabe arbeiten wir die ersten 90 Tage nach festem Plan:
- Tag 1 bis 30, Sicherung: Vollmachten und Konten übernehmen, Unterlagen anfordern, Eigentümerportal einrichten, laufende Zahlungen sicherstellen.
- Tag 30 bis 60, Analyse: Konten und Rücklagen prüfen, Beschluss-Sammlung sichten, Forderungsübersicht erstellen, Objektakte digital ordnen.
- Tag 60 bis 90, Stabilisierung: offene Themen priorisieren, Umsetzungsplan für bestehende Beschlüsse, Liquiditätsstatus, Information an die Eigentümer.
Wie trennen wir uns vom bisherigen Verwalter?
Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit durch Beschluss abberufen. Davon zu trennen ist der Verwaltervertrag: Er endet kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung, läuft bis dahin aber weiter, wenn er nicht gekündigt wird.
Weil für Abberufung und Kündigung unterschiedliche Fristen gelten, empfehlen wir zwei getrennte Beschlüsse: einen zur Abberufung des Verwalters und einen zur Kündigung des Verwaltervertrags. Im Kündigungsbeschluss wird die oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats beauftragt und bevollmächtigt, den zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung bestehenden Verwaltervertrag zu kündigen (§ 9b Abs. 2 WEG).
Neubestellung und neuer Verwaltervertrag werden in derselben Versammlung beschlossen. Für alle Beschlüsse genügt die einfache Mehrheit.
Setzt der bisherige Verwalter den Punkt nicht auf die Tagesordnung, können mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung einer Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Vorher lohnt ein Blick in den laufenden Vertrag: Laufzeit und Kündigungsregelungen entscheiden über den besten Zeitpunkt.
Übernehmen Sie auch Gemeinschaften mit lückenhaften Unterlagen?
Ja. Wir dokumentieren transparent, was fehlt, fordern Unterlagen beim Vorverwalter nach und beschaffen, was sich beschaffen lässt. Entsteht dabei erheblicher Mehraufwand, informieren wir Sie vorab schriftlich und mit Begründung. Es gibt keine Überraschungen auf der Rechnung.
Kosten und Unterlagen
Fragen zu Kosten und Unterlagen.
Die Vergütung vereinbaren wir je Objekt. Deshalb steht hier kein Preis, sondern wie wir rechnen und was wir für ein Angebot brauchen.
Was kostet die Verwaltung?
Wir arbeiten mit einer Festvergütung je Einheit und Monat. Einen Preis veröffentlichen wir nicht, weil jedes Objekt anders ist. Der Betrag richtet sich nach der Zahl der Einheiten, nach Alter und Zustand des Gebäudes, den technischen Anlagen und dem Stand der Unterlagen bei der Übernahme.
Enthalten ist die laufende Verwaltung: Buchführung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, eine ordentliche Eigentümerversammlung im Jahr, die Umsetzung der Beschlüsse, die laufende Instandhaltung bis zu einer im Vertrag festgelegten Grenze, das Eigentümerportal und der Eigentümerbericht zweimal im Jahr.
Zusätzlich berechnet werden zum Beispiel außerordentliche Versammlungen, das Mahnwesen, die Abwicklung von Versicherungsschäden, die Begleitung größerer Maßnahmen und die Lagerung von Papierakten im Archiv. Diese Sätze stehen im Leistungs- und Preisverzeichnis, das Sie vor der Beschlussfassung vollständig erhalten. Ein konkretes Angebot erstellen wir nach dem Erstgespräch.
Gibt es eine Mindestgröße für Gemeinschaften?
Nein. Wir arbeiten bewusst mit kleinen und mittelgroßen Gemeinschaften, mit festem Ansprechpartner und kurzen Wegen. Für sehr kleine Gemeinschaften gilt eine Mindestvergütung je Gemeinschaft, die wir im Angebot offen ausweisen. Entscheidend ist, dass Struktur und Erwartungen zueinander passen.
Welche Unterlagen brauchen Sie für ein Angebot?
Für ein Angebot helfen uns diese Unterlagen:
- Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung
- Letzte Jahresabrechnung und aktueller Wirtschaftsplan
- Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen
- Aktueller Verwaltervertrag
- Energieausweis und, falls vorhanden, Sanierungsfahrplan
- Anzahl der Einheiten und Besonderheiten (Aufzug, Tiefgarage, Heizungsanlage, anstehende Maßnahmen)
- Sonstige wichtige Informationen oder Unterlagen, etwa zu offenen Schäden, laufenden Verfahren oder Besonderheiten der Gemeinschaft
Fehlt etwas davon, ist das kein Hindernis. Wir arbeiten mit dem, was vorhanden ist.
Verwalten Sie auch vermietete Wohnungen, Sondereigentum oder Gewerbe?
Ja, auf Anfrage. Wir übernehmen auch die Mietverwaltung, die Sondereigentumsverwaltung und die Verwaltung von Gewerbeimmobilien. Als zugelassener Makler (§ 34c GewO) vermitteln wir zudem den Verkauf oder die Vermietung von Einheiten. Sprechen Sie uns an, wir prüfen, ob es passt.
Alltag
Fragen zum Alltag.
Notfall, Versammlung, Rückmeldung, App, Eigentümerbericht, Belege, Sprache: So arbeiten wir, wenn Ihre Gemeinschaft bei uns ist.
Was passiert bei einem Notfall außerhalb der Geschäftszeiten?
Für Notfälle am Gemeinschaftseigentum wie Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Stromausfall oder Aufzugstörung sind die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner (Aufzug, Heizung, Sanitär, Elektrik, Versorger) mit ihren Notdiensten in der App hinterlegt. Eigentümer und Bewohner erreichen den zuständigen Notdienst damit direkt.
Uns melden Sie den Notfall jederzeit über das Eigentümerportal oder die App. Die weitere Abwicklung mit Handwerkern und Versicherung übernehmen wir am nächsten Werktag.
Können Eigentümer online an der Versammlung teilnehmen?
Ja. Unser Standard ist die hybride Versammlung: vor Ort, mit der Möglichkeit, sich online zuzuschalten und abzustimmen. Dafür genügt ein Beschluss mit einfacher Mehrheit (§ 23 Abs. 1 WEG). Eine rein virtuelle Versammlung ist seit 2024 ebenfalls möglich, braucht aber einen Beschluss mit Dreiviertelmehrheit.
Wie schnell bekommen wir eine Antwort?
In der Regel innerhalb von 48 Stunden, mit einer klaren Aussage, wie es weitergeht. Jede Meldung wird als Ticket im Eigentümerportal erfasst, sodass Sie den Bearbeitungsstand jederzeit einsehen können.
Bekommen auch Mieter Zugang zur App?
Ja, in der Regel. Mieter erhalten einen eigenen Zugang mit den Informationen, die sie betreffen: Aushänge und Ankündigungen, Hausordnung, Wartungstermine, Kontaktdaten der Ansprechpartner und Notdienste.
Für Sie als Vermieter heißt das: Sie müssen diese Informationen nicht selbst an Ihre Mieter weitergeben. Das reduziert Ihren Verwaltungsaufwand.
Schäden am Gemeinschaftseigentum können Mieter direkt über die App melden. Die Meldung wird bei uns als Ticket erfasst und bearbeitet.
Wie erfahren wir zwischen den Versammlungen, wie es der Gemeinschaft geht?
Zweimal im Jahr erhalten alle Eigentümer einen Eigentümerbericht. Darin stehen der Stand der Konten und Rücklagen, offene Hausgelder, die Beschlüsse mit ihrem Stand und dem nächsten Schritt, größere Ausgaben, Wartungen, Verträge und die nächsten Termine.
Der Bericht ergänzt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, er ersetzt sie nicht.
Können wir die Belege zur Abrechnung einsehen?
Ja, bequem online von zu Hause. Jede Buchung ist im Eigentümerportal mit dem zugehörigen Beleg verknüpft. Der Beirat und jeder Eigentümer können die Rechnungen zur Jahresabrechnung dort einsehen, ohne Termin im Büro und ohne Aktenordner.
Sprechen Sie auch Englisch?
Ja. Gespräche und Schriftverkehr sind auch auf Englisch möglich. Das hilft Gemeinschaften, in denen nicht alle Eigentümer Deutsch sprechen.
Yes, we speak English. E-mails and calls can be held in English.
Ihre Anfrage
Ihre Frage war nicht dabei?
Schreiben Sie uns über das Anfrageformular, auch wenn Sie zunächst nur eine Frage haben. Sie erhalten in der Regel innerhalb von 48 Stunden eine Rückmeldung.
Das hilft uns für das Erstgespräch
- Adresse des Objekts
- Anzahl der Einheiten
- Ihre Situation und der gewünschte Zeitpunkt
- Ende des laufenden Vertrags